議事録を作成しましょう

議事録とは、会議の内容や経過を記録した文書のことをいいます。
会社でも株主総会や取締役会を実施した際に作成することとなります。

 

議事録の作成義務は会社法に規定されている

株主総会に係る議事録の作成義務については、会社法第318条に規定されています。

(議事録)
第318条 株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
※第2項以降には議事録の設置等について規定されています

つまり会社は株主総会を実施する都度、議事録を作成するということですね。

 

議事録に記載するものがない?

株主が社長一人であったり、親族で構成されている場合は、株主総会を実施していなかったり、議事録を作成していないという場合があります(これはダメです)。
中には「総会を実施するほどのことをしていない」、「議事録を作成するほどの話をしていない」とおっしゃる方もいます。
しかし、会社を経営していく中では、様々な意思決定等を行っていますね。

それを文書にしてくのです。

税金に関係するものでいうと、例えば・・・
・事業年度単位で決算を行い、利益を確定し、法人税等の申告を行う
・新年度の役員報酬額を決定する
・会社の業績に応じて配当金額を決め、株主に支払う
などが挙げられます。

 

ひな形を用意しましょう

議事録というととても難しいものに感じるかもしれませんが、あくまでも意思決定の記録です。
議事録のひな形を用意して、必要な部分だけを都度埋めていくという流れにすると手間が減ります。

後になって「いつ・誰が・何を決めたのかがわからない」ということにならないように、必ず作成しましょう。

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